Functieomschrijving
Vacature : Bestuurssecretaresse
Uren per week : 32 – 36 uur
Locatie : Omgeving Heemstede
Salarisindicatie : Maximaal € 4.850,- bruto per maand o.b.v. 40 uur
Secundair : 8% Vakantietoeslag en 8,33 % eindejaarsuitkering, reiskostenvergoeding, pensioen,
opleidingsmogelijkheden, hybride werken en een voordeelpas waarmee je hoge kortingen krijgt op het gebied van cultuur, ontspanning en vrije tijd.
Thuiswerken : Maximaal 1 dag per week
Bereikbaar : O.a. met eigen vervoer (er is een parkeerplaats), ov, fiets, scooter en/of te voet.
Contract : Meteen in dienst bij organisatie (werving & selectie)
De organisatie:
Onze opdrachtgever is een informele en betrokken organisatie en altijd volop in beweging. En heel belangrijk een organisatie die echt wil investeren in de medewerkers. Er wordt hard gewerkt door het gedreven team. Je kunt spreken van voldoende dynamiek, niet alleen in het werk, maar bijvoorbeeld ook door de zorgmedewerkers die regelmatig trainingen volgen op het hoofdkantoor. Hierdoor leer je, ondanks dat dit een grote organisatie is, veel collega’s persoonlijk kennen.
De functie:
Samen met je collega Bestuurssecretaresse vorm je het bestuurssecretariaat en werk je voor de bestuurder en de bestuurssecretaris. Dit zijn warme, bevlogen, enthousiaste, betrokken en zeer toegankelijke professionals. We durven echt te zeggen dat het hier om een pittige en verantwoordelijke functie gaat.
In deze functie verzorg je de administratieve, coördinerende en organisatorische werkzaamheden. Zo neem je de telefoon aan, verstrek je informatie en ontvang je bezoekers. Je beheert de mailboxen en neemt hier zo veel mogelijk zelfstandig actie op en indien nodig ook de beslissing. Je zet acties uit, plant voorbereidingstijd in en bewaakt de deadlines. Je stelt (zelfstandig) correspondentie en notities op. Controleert teksten op stijl, spelling en grammatica. Je beheert het (digitale) archief en documentatiesysteem.
Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen, inclusief het opstellen van de agenda, verspreiden van de vergaderstukken. Je weegt de volgorde van de te behandelen agendapunten af tegen de prioriteiten. Informeert direct betrokkenen over genomen besluiten en bewaakt de afhandeling van actiepunten. Beheren van de (complex) agenda, het maken van afspraken, waarbij je uiteraard rekening houdt met de reistijd, voorbereidingstijd en de benodigde stukken verzamelt. Je onderhoudt de diverse contacten, waarbij je rekening houdt met de politieke gevoeligheden.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Werkt zelfstandig, neemt initiatief en is een kei in het bewaken van deadlines. Is vindingrijk in het vinden van oplossingen, kan het eigen werk goed organiseren, evenals het werk voor het bestuur en de secretaris. Heeft ruime ervaring in notuleren en gevoel voor politieke verhoudingen.
Functie-eisen
o Je hebt hbo werk- en denkniveau;
o Ervaring in een bestuurlijke omgeving;
o Zeer goede kennis van Office 365;
o Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Arbeidsvoorwaarden
Bij onze opdrachtgever verdient een bestuurssecretaresse een salaris van maximaal € 4.850,- bruto per maand o.b.v. 40 uur per week. Daarnaast 8% vakantietoeslag, 8,33 % eindejaarsuitkering, reiskostenvergoeding, pensioen, opleidingsmogelijkheden, hybride werken en een voordeelpas waarmee je hoge kortingen krijgt op het gebied van cultuur, ontspanning en vrije tijd.
Bereikbaarheid:
Onze opdrachtgever is uitstekend bereikbaar met eigen vervoer (er is een parkeerplaats), ov, fiets, scooter en/of te voet.
Vragen:
Voor meer informatie en/of vragen neem je contact met ons op via het telefoonnummer 0703388180.
M/V/X:
Iedereen wordt uitgenodigd om op deze vacature te reageren.
Procedure:
o Slabbers De Lange conformeert zich aan de NVP Sollicitatie Code.
o Slabbers De Lange werkt volgens het NBBU anti-discriminatie beleid.
o Referenties checken is onderdeel van de procedure.
o Een VOG en/of screening kan onderdeel uitmaken van de procedure.
o Op het moment dat je op deze functie reageert is onze privacystatement
(zie https://slabbersdelange.nl/privacyverklaring/) van toepassing.
Standplaats
Heemstede
Over de sollicitatieprocedure
Slabbers De Lange – the assistant company – is de vertrouwde naam voor assistants binnen het bedrijfsleven en de overheid. Slabbers De Lange is dé specialist op het gebied van: arbeidsbemiddeling, de Slabbers De Lange Secretariaatscan, assessment, training on the Job, coaching & outplacement.