Functieomschrijving
Vacature : Directiesecretaresse
Aantal uur p/w : 36 uur
Locatie : Onder de rook van Schiphol
Salarisindicatie : Max. € 5.000, bruto per maand o.b.v. 40 uur
Secundair : Pensioen, 8,33% Eindejaarsuitkering en 8,33% vakantiegeld
Werving & selectie : Contract bij organisatie, werving & selectie
De organisatie:
Onze opdrachtgever is een grote organisatie. Kwaliteit en duurzaamheid staan bij hen hoog in het vaandel. Evenals betrouwbaarheid en onafhankelijkheid. De organisatie heeft een informele, gemoedelijke en no nonsenssfeer.
De functie:
Je werkt op het directiesecretariaat met een tweetal collega’s samen en zij kijken enorm uit naar jouw komst! Het secretariaat werkt voor de directie. Je hebt je eigen werkzaamheden en werkt met name voor de CFO. Uiteraard help en vervang je je collega secretaresses in tijden van drukte en neem je werkzaamheden over bij afwezigheid van je collega’s (uiteraard gebeurt dit vice versa).
De gezamenlijke taak bestaat uit het ontzorgen van de directie. De sfeer op het secretariaat is goed, de collega’s voelen zich onderdeel van de organisatie, zijn en worden betrokken. Successen worden samen gevierd, want samen zijn jullie een belangrijke schakel binnen de organisatie.
Je bent verantwoordelijk voor dynamisch agendabeheer, je maakt afspraken, vraagt stukken op en legt deze klaar. Door jouw ervaring weet je de agenda zo efficiënt mogelijk in te plannen. Je houdt de mailbox bij, stelt prioriteiten en pakt zaken op. Je plant en organiseert bijeenkomsten en vergaderingen. Verzorgt de voorbereiding en verzorgt de notulen (ongeveer 2 x per maand). Maar denk ook aan het opstellen van presentaties in PowerPoint, uitwerken van de correspondentie en het bijhouden van de stukkenstroom. Het beheren van het digitale archief en completeren van de dossiers. Bewaken van de voortgang van de lopende zaken, constateren van stagnaties en aandragen van oplossingen en verbeteringen. Ondersteunen bij sollicitatieprocedures, inplannen van gesprekken en het ontvangen en begeleiden van bezoekers. Het secretariaat is het vaste aanspreekpunt van de directie en je onderhoudt de vele contacten.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Is loyaal, betrokken, een teamworker. Is representatief, vrolijk en heeft er zin in.
Functie-eisen
o Een aantal jaren recente werkervaring in een vergelijkbare functie;
o Hbo werk- en denkniveau;
o Goede kennis van Office 365, o.a. Word, Excel en Outlook;
o Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
Arbeidsvoorwaarden
Bij onze opdrachtgever verdient een directiesecretaresse maximaal € 5.000,- bruto per maand o.b.v. 40 uur per week. Pensioen, 8,33% eindejaarsuitkering en 8,33% vakantiegeld.
Bereikbaarheid:
Onze opdrachtgever is goed bereikbaar met auto, fiets, scooter en te voet.
Vragen:
Voor meer informatie en/of vragen neem je contact met ons op via het telefoonnummer 0703388180.
M/V/X:
Iedereen wordt uitgenodigd om op deze vacature te reageren.
Procedure:
o Slabbers De Lange conformeert zich aan de NVP Sollicitatie Code.
o Slabbers De Lange werkt volgens het NBBU anti-discriminatie beleid.
o Referenties checken is onderdeel van de procedure.
o Een VOG en/of screening kan onderdeel uitmaken van de procedure.
o Op het moment dat je op deze functie reageert is onze privacystatement
(zie https://slabbersdelange.nl/privacyverklaring/) van toepassing.
Standplaats
Schiphol
Over de sollicitatieprocedure
Slabbers De Lange – the assistant company – is de vertrouwde naam voor assistants binnen het bedrijfsleven en de overheid. Slabbers De Lange is dé specialist op het gebied van: arbeidsbemiddeling, de Slabbers De Lange Secretariaatscan, assessment, training on the Job, coaching & outplacement.