Functieomschrijving
Vacature : Senior Executive Assistant Overheid
Uren per week : 32-36 uur
Locatie : Den Haag
Salarisindicatie : € 4.900,- bruto per maand o.b.v. 40 uur
Secundair : IKB-budget (hiermee kun je invulling geven aan o.a. pensioen, fiscaal-vriendelijke
doelen, fiets, extra verlof, thuiswerkplek, bedrijfsfitness), ouderschapsverlof,
studiefaciliteiten, reiskostenvergoeding, etc.
Thuiswerken : in overleg
Bereikbaarheid : Perfect met openbaar vervoer, maar ook met de auto (parkeerplaats aanwezig)
Contract : Werving en selectie, contract bij onze opdrachtgever
De organisatie:
Stel je voor dat je elke ochtend vol energie opstaat, wetende dat je bijdraagt aan iets groots. Je bent welkom bij een van de meest bijzondere instituten van ons land, waar geen dag hetzelfde is en je nauw verbonden bent met het kloppende hart van onze samenleving. Als assistent maak je niet alleen het verschil voor de directie, maar ook voor de organisatie en daarmee voor Nederland.
Onze opdrachtgever is een moderne organisatie die op een vooruitstrevende, dynamische en maatschappelijk verantwoorde manier opereert. Ze koesteren niet alleen de belangen van vandaag, maar ook die van morgen. De sfeer is gastvrij en warm, met professionele en sociale interacties tussen collega’s die voor elkaar klaarstaan, in goede én uitdagende tijden.
De functie:
In deze rol werk je nauw samen met jouw directeur én bouw je een sterke band op met je collega-assistenten. Elk van jullie ondersteunt een andere directeur, maar de onderlinge verbondenheid is onmiskenbaar. Samen vormen jullie een hecht team waarin je kunt sparren en elkaar ondersteunt, vooral tijdens drukke periodes of bij afwezigheid.
Je bent de rechterhand van de directeur en samen met haar verzorg je de werkzaamheden. Overwerk is hier geen standaard, maar de functie is wél uitdagend. Na een gedegen inwerkperiode werk je zelfstandig en proactief. Succes in deze rol zit vaak in de kleine dingen: meedenken en vooruitdenken bij het maken of verzetten van afspraken, het regelen van een lunch als een vergadering uitloopt, etc. Je neemt initiatief in werkoverleggen en zorgt ervoor dat deze altijd doorgaan. Je weet immers dat zelfs een kort overleg de directeur veel tijd kan besparen.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
• Het beheren van een dynamische agenda, waaruit veel werkzaamheden direct en indirect voortvloeien.
• Het plannen en voorbereiden van afspraken en vergaderingen, inclusief het verzamelen van relevante stukken.
• Het signaleren en oplossen van problemen en het afhandelen van verzoeken.
• Het organiseren van in- en externe bijeenkomsten, het boeken van vergaderruimtes of het opzetten van (online) meetings.
• Het beheren van dossiers en correspondentie (zoals e-mail en post), bezoekers ontvangen, administratie bijhouden en voorraadbeheer regelen.
• Het waarborgen en verbeteren van werkprocessen binnen het team.
In deze functie heb je de mogelijkheid om extra werkzaamheden naar je toe te trekken. De directeur waardeert een proactieve houding en vindt het belangrijk dat werkprocessen worden geëvalueerd en verbeterd. Jouw rol draagt bij aan een verdere professionalisering van het team.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Je werkt graag voor een vriendelijke, betrokken, sociale en professionele directeur – en je bent dit zelf ook. Je bent representatief, communicatief sterk en gedijt in een dynamische werkomgeving. Je werkt zelfstandig en proactief, signaleert problemen en draagt oplossingen aan.
Functie-eisen
• Recente en relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en goede kennis van de Engelse taal in woord en geschrift.
• Goede kennis van Office 365.
• Het vermogen om snel nieuwe software en systemen eigen te maken.
Arbeidsvoorwaarden
Bij onze opdrachtgever verdient een Senior Executive Assistant maximaal € 4.900,- bruto per maand o.b.v. 40 uur per week.
Secundaire arbeidsvoorwaarden:
IKB-budget (hiermee kun je invulling geven aan o.a. pensioen, fiscaal-vriendelijke doelen, fiets, extra verlof, thuiswerkplek, bedrijfsfitness), ouderschapsverlof, studiefaciliteiten, reiskostenvergoeding, etc.
Bereikbaarheid:
Onze opdrachtgever is uitstekend bereikbaar met auto, ov, fiets, scooter en/of te voet.
Vragen:
Voor meer informatie en/of vragen neem je contact met ons op via info@slabbersdelange.nl.
M/V/X:
Iedereen wordt uitgenodigd om op deze vacature te reageren.
Procedure:
o Slabbers De Lange conformeert zich aan de NVP Sollicitatie Code.
o Slabbers De Lange werkt volgens het NBBU anti-discriminatie beleid.
o Referenties checken is onderdeel van de procedure.
o Een VOG en/of screening kan onderdeel uitmaken van de procedure.
o Op het moment dat je op deze functie reageert is onze privacystatement
(zie https://slabbersdelange.nl/privacyverklaring/) van toepassing.
Standplaats
Den Haag
Over de sollicitatieprocedure
Slabbers De Lange – the assistant company – is de vertrouwde naam voor assistants binnen het bedrijfsleven en de overheid. Slabbers De Lange is dé specialist op het gebied van: arbeidsbemiddeling, de Slabbers De Lange Secretariaatscan, assessment, training on the Job, coaching & outplacement.