Functieomschrijving
Vacature : Management Assistent
Aantal uur : 32, 36
Locatie : Utrecht
Branche : Semi-Overheid
Salarisindicatie : Max. € 4.900, – bruto per maand o.b.v. 40 uur
Thuiswerken : Ja, in overleg
Werving & Selectie : Contract bij organisatie
De organisatie:
De corebusiness van de ene organisatie gaat je meer aan het hart dan de andere en dit is zo’n organisatie die ons enorm raakt omdat deze organisatie zich inzet voor de zwakkere in onze samenleving. Bij deze zorg gerelateerde organisatie is geen dag hetzelfde. Als geen ander weten zij dat ieder mens anders is, daarom krijgt elke medewerker bij hen de gelegenheid zich te ontwikkelen op een manier die bij jou past. Dit is een professionele, open organisatie met flexibele en betrokken medewerkers.
Ambieer je een baan waarin je bij een maatschappelijk verantwoorde organisatie het verschil kunt maken voor het bestuur en indirect ook voor de medemens? Een functie waarin je je eigen werk prioriteert en proactief te werk gaat? Reageer dan snel!
De functie:
Ter ondersteuning van het bestuur mogen we een managementassistent werven. Samen met je collega assistent bied je allround ondersteuning aan het bestuur waarbij ieder zijn eigen bestuurder ondersteunt, maar ook werkt als team en elkaar assisteert/vervangt bij drukte of afwezigheid. De sfeer op het secretariaat is bijzonder goed te noemen. Dit zijn professionals die samen de klus klaren en ze kunnen niet wachten om hun nieuwe collega welkom te heten.
Qua werkzaamheden kun je denken aan: complex agendabeheer waarbij je mee en vooruitdenkt. Dit zijn zowel in- als externe overleggen. Deze plan je, bereid je voor, zorgt voor de juiste stukken en gegevens. Verzorgen van de mail, proactief afhandelen, verwerken, prioriteren en het bewaken van deadlines. Je denkt en plant vooruit, zodat je tijdig stukken kunt uitvragen, voorbereiden en indien nodig kan ingrijpen. Het organiseren, voorbereiden en notuleren (in totaal ca. zes keer per jaar) van deze interne overleggen. Verzorgen van de correspondentie, opstellen en redigeren van documenten, waarbij je rekening houdt met de huisstijl. Eerste aanspreekpunt voor collega’s en externe partijen. Bijhouden van het digitale en fysieke archief. Weet dat het team altijd open staat voor de optimalisatie van de eigen werkprocessen. Het verzorgen van administratieve taken, zoals personeels-, facturen- en orderadministratie. En last but not least, de organisatie van overige bijeenkomsten en evenementen. Deze regel je van a t/m z, waarbij je tijdens het event de rol van gastvrouw (gastheer) kan vervullen.
Wat neem je mee?
o Gevoel voor processen met oog voor urgenties.
o Meedenkend ondersteuner die ook “nee” kan verkopen.
o In staat om senioriteit, zelfstandigheid en standvastigheid te combineren met samenwerking.
o Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
o Stressbestendig en nauwkeurigheid.
o Handig met ICT programma’s en pikt deze snel op.
o In staat om intern en extern een netwerk op te bouwen om dit op operationeel niveau in te zetten.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Faciliteert de mensen voor wie je werkt in de breedste zin van het woord, zodanig dat zij hun werk goed en in onderlinge verbinding kunnen doen. Vindt het leuk om zelf haar/zijn weg te vinden en contacten te onderhouden, zowel in- als extern. Is gericht op ondersteunen en samenwerken en voelt zich verantwoordelijk voor het gezamenlijke resultaat. Is een zelfstandige teamplayer met gevoel voor humor.
Functie-eisen
o Aantoonbare werkervaring als secretariële en organisatorisch ondersteunen op hbo-werk- en denkniveau;
o Mbo/hbo werk- en denkniveau;
o Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
o Goede beheersing Office 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, iBabs, SharePoint en PowerPoint).
Arbeidsvoorwaarden
Bij onze opdrachtgever verdient een managementassistent een salaris van maximaal € 4.900,- bruto per maand o.b.v. 40 uur per week. Surface/laptop en mobiele telefoon, flexibele werktijden, e-learning, fit voor werk budget, budget voor het inrichten van een thuiswerkplek, 8% eindejaarsuitkering, 8% vakantietoeslag en een pensioenregeling.
Bereikbaarheid:
Zij zijn uitstekend bereikbaar met het ov, de auto, fiets, scooter en/of te voet.
Vragen:
Voor meer informatie en/of vragen neem je contact met ons op via het telefoonnummer 0703388180.
M/V/X:
Iedereen wordt uitgenodigd om op deze vacature te reageren.
Procedure:
o Slabbers De Lange conformeert zich aan de NVP Sollicitatie Code.
o Slabbers De Lange werkt volgens het NBBU anti-discriminatie beleid.
o Referenties checken is onderdeel van de procedure.
o Een VOG en/of screening kan onderdeel uitmaken van de procedure.
o Op het moment dat je op deze functie reageert is onze privacystatement (zie
https://slabbersdelange.nl/privacyverklaring/) van toepassing.
Standplaats
Utrecht
Over de sollicitatieprocedure
Slabbers De Lange – the assistant company – is de vertrouwde naam voor assistants binnen het bedrijfsleven en de overheid. Slabbers De Lange is dé specialist op het gebied van: arbeidsbemiddeling, de Slabbers De Lange Secretariaatscan, assessment, training on the Job, coaching & outplacement.