Er zijn maar weinig functies binnen een organisatie die zo’n centrale positie innemen als de secretaresse. Een goede secretaresse die de rol écht weet te pakken, heeft met iedereen contact,zowel binnen als buiten de organisatie. Vaak weet deze professional meer over wat er speelt, wat belangrijk is en wat er aan zit te komen dan wie dan ook.
Een ervaren secretaresse kent de koers van de leidinggevende, voelt feilloos aan wat er leeft binnen het team of de afdeling en weet welke factoren doorslaggevend zijn bij besluitvorming. Dat is de kern van de rol van de secretaresse binnen een organisatie.
- Verbindt beleid en praktijk
- Onmisbare bron van kennis en signalen
- Versterkt besluitvorming en efficiëntie
De grootste kracht van een secretaresse: kennis vertalen naar de praktijk
Die kracht zie je terug in slimme agendaplanning, scherpe prioriteiten en een soepele organisatie van het dagelijks werk. En toch… wordt de waarde van de strategische secretaresse nog te vaak onderschat.
Over in plaats van mét de secretaresse beslissen
Nog te vaak worden secretaresses niet of pas heel laat betrokken bij de vertaling van strategie naar beleid. Er wordt besloten over in plaats van met. Daarmee laat je als organisatie waardevol kapitaal liggen.
Dat geldt ook voor externe contacten. Hoe vaak wordt een secretaresse nog onvriendelijk of gehaast benaderd door iemand die “even” langs de manager wil?
Fout. Want juist de secretaresse voorziet de leidinggevende van informatie die anders misschien onopgemerkt zou blijven. Als je deze professional tegen je in het harnas jaagt, is de kans groot dat de cruciale afspraak niet doorgaat. Niet uit machtsmisbruik, maar omdat de secretaresse weet wat wel of niet relevant is.
Beleid zonder praktijkkennis van de secretaresse leidt tot problemen
Ook intern gaat het regelmatig mis. Hoeveel beleidsmakers ontwikkelen plannen zonder gebruik te maken van de operationele kennis van de functie secretaresse? Er worden processen aangepast, administratieve regels ingevoerd en lijsten opgesteld allemaal zonder écht te weten wat in de praktijk wel of niet werkt.
Het gevolg? Inefficiënte werkprocessen die later wéér moeten worden herzien. Tijd en geld verspild en dat had eenvoudig voorkomen kunnen worden door de secretaresse vanaf het begin te betrekken en de praktijkervaring serieus te nemen.
De secretaresse mag zelf ook de eigen waarde uitdragen
Het is niet alleen de organisatie die iets moet veranderen. De secretaresse zelf mag ook de eigen waarde herkennen én actief uitdragen.
Te vaak hoor je:
- “Dat had ik van tevoren al kunnen zeggen dat het niet zou werken.”
- “Raar dat ze mij daar niet bij betrokken hebben.”
Maar als je jezelf niet actief opstelt als volwaardige gesprekspartner, laat je kansen liggen. Dan voer je uiteindelijk mopperend beleid uit waarvan je al wist dat het niet zou werken.
Conclusie: de secretaresse als strategische partner
De secretaresse is veel meer dan een ondersteuner van de agenda. Het is een strategische secretaresse, een spil in de communicatie en een onmisbare schakel tussen beleid en uitvoering. Organisaties die dat erkennen en benutten, halen daar direct voordeel uit: in tijd, in efficiëntie én in kwaliteit van besluitvorming.