De rol van de secretaresse is de afgelopen jaren sterk veranderd. Waar je vroeger vooral de rechterhand van het management was, ben je nu planner, filter, communicator en vaak zelfs een beetje IT-specialist. En daar komt tegenwoordig nog een nieuwe vaardigheid bij: het slim inzetten van AI-tools.
In deze blog deel ik drie praktische AI-tools voor secretaresses waarmee je direct aan de slag kunt.
Klinkt spannend? Misschien een beetje. Maar vooral is het ontzettend handig. AI tools voor secretaresses helpen je om efficiënter te werken, overzicht te houden, creatiever te zijn én tijd over te houden voor de taken die echt jouw persoonlijke aandacht vragen.
In deze blog lees je drie AI tools die jij als secretaresse direct kunt inzetten om slimmer te werken.
- E-mails en memo’s sneller schrijven met AI
- Agenda’s automatisch plannen met slimme tools
- Notulen en actiepunten automatisch laten samenvatten
1. AI-tools voor e-mails en memo’s
Iedere secretaresse kent het wel: je wilt een nette e-mail of memo schrijven, maar je blijft hangen in de juiste toon of formulering. AI-tools zoals ChatGPT, Microsoft Copilot of GrammarlyGO kunnen je helpen door een eerste versie voor je te schrijven.
Je hoeft alleen een korte briefing (prompt) in te voeren, de gewenste toon te kiezen (formeel, zakelijk, vriendelijk, informeel), en voilà: je hebt een solide basis waar je zelf nog de finishing touch aan geeft.
📌 Let op: AI kent jouw organisatiecontext niet. Jij blijft verantwoordelijk voor inhoud en nuance: AI helpt alleen bij het voorwerk.
2. Slimmer plannen met AI-agenda-assistenten
Heen en weer mailen over geschikte tijden? Dat is verleden tijd. Tools als Clockwise of Reclaim.ai plannen automatisch afspraken op basis van beschikbaarheid én houden rekening met focusblokken.
📌 Pro-tip: Stel vooraf voorkeuren in, zoals “geen meetings na 16:00” of “ochtenden reserveren voor focuswerk”. Zo houd je controle over jouw agenda én die van je team.
3. Notulen en verslagen maken met AI
Notuleren kost tijd. Gelukkig kun je dat tegenwoordig overlaten aan AI tools die secretaresses helpen bij transcriptie en samenvatting. Denk aan Otter.ai of de transcriptiefunctie in Microsoft Teams.
Deze tools nemen gesprekken op, schrijven ze uit en geven je overzichtelijke actiepunten. Jij hoeft alleen nog te controleren en te finetunen.
📌 Let op: Kondig altijd aan dat je transcriptie-tools gebruikt. Transparantie zorgt voor vertrouwen.
Tot slot: AI is jouw assistent, niet je vervanger
AI tools voor secretaresses besparen je tijd, geven overzicht en helpen je sneller te schakelen. Maar de verantwoordelijkheid voor inhoud, toon en timing blijft bij jou.
Zie AI als een slimme collega. Jij blijft degene met de ervaring, de nuance en de empathie. AI ondersteunt maar jij bepaalt.