Bij Slabbers De Lange zien we het regelmatig in de praktijk: zodra het druk wordt, is de afstemming tussen secretaresse en manager het eerste dat uit de agenda verdwijnt. Begrijpelijk misschien — maar is dat eigenlijk wel zo handig?
In deze blog gaan we in op waarom dit gebeurt, en wat de gevolgen zijn voor de samenwerking én de effectiviteit van beide rollen.
Waarom gebeurt dit zo vaak?
Er zijn een paar logische verklaringen waarom secretaresses uitgerekend hun eigen overleg als eerste opofferen:
- Flexibiliteit: Het overleg met de manager lijkt het makkelijkst te verplaatsen. Het wordt gezien als ‘intern’ en dus als iets waar geen klant, directielid of externe partij last van heeft als het schuift.
- Tijdwinst op korte termijn: Door het overleg eruit te halen, lijkt er direct lucht te ontstaan in een volle agenda. Maar die winst is vaak tijdelijk.
- Dienstverlenende houding: Veel secretaresses zijn geneigd zichzelf en hun eigen behoeftes op de tweede plaats te zetten. De manager, het team, de organisatie: dat komt eerst. Dat is een kracht, maar soms ook een valkuil.
Waarom is dat niet altijd handig?
Juist in drukke tijden is het overlegmoment tussen manager en secretaresse cruciaal:
- Overzicht houden: De secretaresse is de spin in het web. Zonder regelmatige afstemming is het risico groot dat prioriteiten langs elkaar heen gaan lopen, belangrijke signalen gemist worden of dubbele afspraken ontstaan.
- Voorkomen van ad-hoc brandjes: Een goed intern overleg helpt om problemen vóór te zijn. Het maakt de rest van de week soepeler en efficiënter.
- Vertrouwen en afstemming: Zeker in drukke periodes is het belangrijk dat manager en secretaresse één lijn trekken en helder weten wat er speelt. Het bespaart uiteindelijk tijd en voorkomt misverstanden.
Hoe hou je de afstemming wél in stand?
In plaats van het interne overleg direct te schrappen, kun je nadenken over alternatieven die ervoor zorgen dat de afstemming tussen secretaresse en manager toch blijft bestaan:
- Korter overleg inplannen: Ook een kort moment van 10-15 minuten kan veel duidelijkheid geven. Dit kan prima telefonisch, wanneer iemand bijvoorbeeld naar of van het werk (of afspraak) rijdt.
- Overleg combineren: Sluit het interne overleg aan bij een andere afspraak waar beiden toch al aanwezig zijn.
- Vaste blokken beschermen: Maak samen afspraken dat het overleg alleen bij hoge uitzondering verplaatst wordt — en plan direct een nieuw moment in.
- Creatieve oplossingen: Denk aan overleg via telefoon of video, bijvoorbeeld aan het begin of einde van de dag.
Afstemming is geen luxe — juist onder druk
Het lijkt misschien praktisch om de afstemming met de secretaresse als eerste te schrappen bij drukte, maar op de lange termijn werkt het vaak averechts. Juist in drukke tijden is een goed afgestemd duo van manager en secretaresse de sleutel om de drukte in goede banen te leiden. Bescherm die afstemming dus net zo zorgvuldig als andere ‘belangrijke’ afspraken!
Even iets anders: al die functietitels…
Bij Slabbers De Lange worden we er soms tureluurs van: elke organisatie lijkt weer een andere titel te gebruiken voor wat in de kern hetzelfde vak is. Secretaresse, managementassistent, executive assistant, office coördinator, personal assistant… het lijkt wel alsof iedereen z’n eigen label plakt op deze onmisbare rol. Maar wat betekenen die titels nou echt?
Wat zegt een functietitel nou écht?
De grote variatie aan functietitels heeft verschillende oorzaken:
- Verschillen in verantwoordelijkheden: In sommige organisaties is de functie van directiesecretaresse écht een rol met veel verantwoordelijkheid, vertrouwelijkheid en zelfstandigheid. Bij een ander bedrijf doet een secretaresse zonder specifieke titel precies hetzelfde werk.
- Bedrijfscultuur en positionering: Sommige bedrijven kiezen bewust voor modernere of internationaler klinkende titels zoals management assistant of executive assistant, terwijl anderen vasthouden aan de traditionele titel secretaresse — ook als de inhoud van het werk vergelijkbaar is.
- Internationale invloed: Vooral in internationale of Engelstalige omgevingen zijn Engelse functietitels gebruikelijk, ook als de werkzaamheden grotendeels hetzelfde zijn als in een Nederlandse functie met een andere naam.
- Imago en aantrekkelijkheid: Titels worden soms gebruikt om de functie aantrekkelijker of moderner te laten klinken, zonder dat de taken wezenlijk anders zijn.
De functietitel zegt dus lang niet alles over de inhoud van het werk of het niveau van de functie. Wij zien dat wat bij het ene bedrijf een directiesecretaresse heet, bij het andere bedrijf een secretaresse kan zijn. En omgekeerd: een functie met een indrukwekkende titel hoeft niet altijd meer verantwoordelijkheden te betekenen. Daarom adviseren we je om altijd goed te kijken naar de taken, het niveau van de ondersteuning, de context van de organisatie, de salariëring — en niet alleen naar de functienaam.