Een prettige werksituatie kun je zelf creëren. Je kunt bijvoorbeeld je tijd opeisen en grenzen stellen maar ook zorgen dat de verwachtingen die jij en je manager hebben van de functie overeenkomen. En op die laatste wil ik wat dieper ingaan. Want wat als je de verwachtingen niet helemaal helder krijgt? En als je door je proactief op te stellen net iets te vaak op de stoel van de manager gaat zitten? In deze blog ga ik dieper in op de scheiding van taken en verantwoordelijkheden tussen secretaresse en manager.
De secretaresse als spin in het web van de organisatie
De ouderwetse secretaresse die alleen notuleert, kopieën maakt en koffie rondbrengt bestaat niet meer. De moderne secretaresse is de steun en toeverlaat van de manager.
Of je functie nu secretaresse, managementassistent of personal assistant is; jij bent het middelpunt van de afdeling. Als management assistent, office manager personal assistent of secretaresse zou je regelmatig in het middelpunt van de belangstelling moet staan. Hier zijn twee redenen voor:
- je regelt heel veel belangrijke zaken;
- in principe ben je voor collega’s en externe relaties het eerste en belangrijkste aanspreekpunt.
Secretaresse vs. manager: de ideale rolverdeling
De functienaam zegt het eigenlijk al: secretaresse daar zit het woord ‘secret’ in. Ofwel geheim in het Nederlands. De zakelijke relatie tussen manager en secretaresse is gebaseerd op wederzijds vertrouwen en respect. Daarom is het belangrijk dat het ook echt ‘klikt’ tussen allebei. En daarom is het ook belangrijk dat er een duidelijke scheiding van verantwoordelijkheden is tussen beide functies. Mijn advies: Kijk regelmatig kritisch naar de taken en verantwoordelijkheden die je hebt opgepakt. En vraag jezelf af of deze verantwoordelijkheden echt bij jou en je functie horen. Of moet je ze terugleggen daar waar ze echt horen? Een goede werkrelatie tussen secretaresse en manager heeft baat bij vertrouwen op elkaar en vertrouwen in elkaar. Wees open, bespreek waar je tegenaan loopt en bewaak je eigen grenzen.
Wil je hier verder met mij over van gedachten wisselen of heb je naar aanleiding van deze blog vragen? Bel of e-mail me gerust: martine@slabbersdelange.nl of 070 – 338 81 80.
Hartelijke groet,
Martine