regelen ‘omdat jij dat zo handig kan’. En als iets twee keer gedaan is door het secretariaat? Dan is het ineens vanzelfsprekend dat het “daar hoort”.
Dit noemen we ook wel het KLIKO-effect: alles wat geen duidelijke plek heeft, verdwijnt automatisch in de bakken van het secretariaat.
Wat is het probleem?
- Deze informele taken zijn zelden zichtbaar.
- Ze kosten veel tijd en zijn vaak ad hoc.
- Ze concurreren met de kerntaken, waardoor dáár steken vallen.
- En dan ontstaat er onvrede over het functioneren van het secretariaat.
Ironisch genoeg zijn het juist de secretaresses zelf die hun eigen werk hierdoor lastig kunnen duiden. Want waar begint en eindigt je functie nog als alles erbij komt?
Daarom is het zo belangrijk om regelmatig met elkaar (én met de manager!) te kijken naar:
- Wat zijn de kerntaken van het secretariaat?
- Welke randtaken zijn er ‘ingeslopen’?
- Wat hoort daar eigenlijk wél of juist níet thuis?
- Wat is helpend en wat staat goed werk juist in de weg?
Het secretariaat is geen kliko. Het is een cruciale spil in de organisatie. En dat verdient structuur, duidelijkheid en erkenning.
Lieve groet,
Martine Visser