“Het is altijd gedoe op een secretariaat.”
Die zin hoor ik opvallend vaak als ik ergens binnenstap om te onderzoeken hoe de samenwerking binnen een secretariaat beter kan. Meestal klinkt het als een soort verzuchting, een constatering waar je het maar mee moet doen. En daarmee is het onderwerp vaak ook meteen van tafel geveegd.
Maar die ene zin, hoe terloops ook uitgesproken,– zegt eigenlijk heel veel. Want wat er onder dat ‘gedoe’ schuilgaat, wordt zelden onderzocht. En at is precies waar het schuurt. Gedoe over ‘onbenulligheden’? Of het topje van de ijsberg?
Het fascinerende is: in veel niet goed functionerende secretariaatsteams zie je dat individuele medewerkers prima functioneren. Ze zijn kundig, betrokken en willen echt wel samenwerken. Maar de samenwerking stokt. Discussies ontstaan over schijnbaar kleine dingen: wie pakt wat op, hoe laat iemand begint, waarom de ander altijd als eerste op de hoogte lijkt van iets. Het lijken onbenulligheden en dus worden ze als zodanig behandeld.
Maar wat daaronder zit, is allesbehalve onbenullig.
- Een gebrek aan heldere, gezamenlijke afspraken.
- Onzichtbaarheid van het secretariaat binnen de organisatie.
- Het idee dat “het secretariaat het wel oplost” (ook wel: het kliko-effect).
- Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden, functiekaders en verwachtingen.
- Te weinig oog voor wat secretaresses in de praktijk écht doen en nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen.
Van symptoombestrijding naar structurele verandering
Zolang het ‘gedoe’ wordt afgedaan als iets kleins, blijft de oplossing ook klein: een goed gesprek, een extra overleg, een nieuwe roosterafspraak. Soms helpt dat tijdelijk, maar vaak keert het gedoe terug in een andere vorm.
De sleutel ligt in het erkennen dat samenwerking op een secretariaat vraagt om structurele aandacht. Niet alleen van het team zelf, maar juist ook van de leidinggevende of manager.
Want als afspraken voor meerdere interpretaties vatbaar zijn, als rollen niet duidelijk zijn belegd en als het secretariaat onvoldoende betrokken is bij wat er in de organisatie speelt, dan wordt het onmogelijk om als team effectief samen te werken.
Samenwerken is een collectieve verantwoordelijkheid
Samenwerking is geen luxe. Het is een randvoorwaarde voor goed functioneren. Als we het secretariaat serieus nemen als cruciale schakel in de organisatie, hoort daar ook bij dat we het ‘gedoe’ serieus nemen. Niet om het groter te maken dan het is maar om te zien wat eronder ligt en wat er écht nodig is. Want als we allemaal constateren dat het altijd gedoe is op het secretariaat waarom blijven we dan vasthouden aan hoe het altijd is gegaan? Het is tijd om niet alleen naar het team te kijken, maar ook naar het systeem waarin het team functioneert. En om verantwoordelijkheid voor oplossingen te leggen waar die hoort, ook bij het management.
Samenwerken is mensenwerk. Maar het blijft vooral ook een organisatievraagstuk.