Zo tijdens en net na de laatste economische crisis heeft er een zorgelijke wending in het secretaressevak plaatsgevonden. Van de onmisbare spin in het web werd de secretaresse in veel organisaties opeens bestempeld als luxe. Vanuit een bezuinigingsoogpunt brachten organisaties veel van de secretariële taken terug naar het minimale. Deze taken werden terug neergelegd bij ‘interne klanten’ als managers, directie, staf en teams, omdat het er nog wel makkelijk bij kon.
Het gevolg van hiervan was veel meer taken voor deze ‘interne klant’. Denk aan eigen agendabeheer, archivering, eigen reizen boeken, afspraken maken, correspondentie verzorgen, telefoontjes aannemen en nog veel meer. Dit resulteert in veel extra uren voor randzaken en minder tijd voor kernzaken. Naast dat het uurtarief van de ‘interne klant’ naar alle waarschijnlijkheid hoger ligt dan die van de secretaresse, hebben de extra uren voor randzaken direct impact op de productieve uren en op het werkplezier. Met een eenvoudig rekensommetje en logisch verstand kan al snel gesteld worden dat bezuinigen op ondersteuning en goede secretaresses meer kost dan dat het oplevert.
Maar… wij gaan de goede kant op!
Gelukkig zien wij bij de grotere commerciële organisaties het tij keren. Ze erkennen het belang van goede ondersteuning steeds meer. Niet alleen omdat dit een gunstiger kostenplaatje met zich meebrengt, maar ook omdat het werkplezier voor medewerkers hierdoor aanzienlijk toeneemt. In tijden van krapte is het een must om medewerkers aan je te blijven binden.
Bij het (opnieuw) werven van een secretaresse is het wel zaak om als organisatie goed in kaart te brengen waar de echte ondersteuningsbehoefte werkelijk ligt. Dit verschilt per organisatie, afdeling, team en manager/directeur. De ene secretaresse verschilt nu eenmaal van de andere. Voorkom dat de functie veralgemeniseerd wordt waardoor er een mismatch met jouw organisatie ontstaat en uiteindelijk het beoogde doel, het ontlasten en ontzorgen van de organisatie, voorbij geschoten wordt.
Slabbers De Lange heeft hiervoor de Futureproof Scan ontwikkeld. Met deze scan worden de backoffice-activiteiten, werkprocessen en medewerkers in kaart gebracht en vertaald naar een advies over hoe jouw secretariaat vorm te geven en in te richten en zo tot de optimale match te komen. Een verrijking voor je organisatie!
Heb je interesse in een Futureproof Scan of heb je naar aanleiding van deze blog vragen? Bel of e-mail me gerust: martine@slabbersdelange.nl of 070 – 338 81 80.
Houd mijn posts in de gaten, want de volgende blog gaat over een aantal korte coachingstrajecten die jou kunnen helpen te bepalen wat voor een type secretaresse jij nou eigenlijk bent.
Hartelijke groet,
Martine