Secretaressedag. Een jaarlijks terugkerend fenomeen waarbij de secretaresse in het zonnetje wordt gezet. Soms ontstaat er discussie, want waarom alleen de secretaresse en is dit niet een beetje achterhaald? Ach, ik ben van mening dat ieder beroep een speciale dag verdient, maar ik sta voor de volle honderd procent achter Secretaressedag.
Waarom? Omdat de secretaresse, zeker in de huidige tijdgeest, niet altijd op waarde wordt geschat. En we daarom elke aanleiding moeten aangrijpen om dit vak, met zoveel toegevoegde waarde voor organisaties, op een positieve manier onder de aandacht moeten brengen.
Sinds de crisis in 2008, die gepaard ging met vele reorganisaties, wordt de rol van de secretaresse te vaak als overbodige luxe bestempeld en gedegradeerd tot een louter administratieve operationele functie. Iedereen kan toch zelf wel een afspraakje maken of een reisje boeken? Ja, dat kan inderdaad iedereen!
Maar daarmee doe je afbreuk aan de toegevoegde waarde die juist de secretaresse biedt. Een secretaresse doet namelijk veel meer dan alleen afspraken maken! Een secretaresse ontzorgt, signaleert, bewaakt en organiseert. De secretaresse is manager van het werk. Zij zorgt ervoor dat anderen binnen een organisatie hun kostbare tijd efficiënt(er) kunnen richten op hun kernverantwoordelijkheden en niet veel tijd verliezen aan het regelen van randvoorwaarden en administratieve werkzaamheden. Vanwege de centrale positie is de secretaresse als geen ander op de hoogte van wat er binnen en buiten de organisatie speelt en weet zij precies welke processen goed lopen of verbetering nodig hebben. Daarnaast is zij de sociale spil binnen een organisatie en signaleert dikwijls wanneer het wel/niet goed gaat met een medewerker en speelt ook een belangrijke rol in het verbinden van medewerkers onderling maar juist ook aan de organisatie zelf (wat in deze tijden van personele krapte geen overbodige luxe is).
Het afromen van deze functie naar een louter administratieve functie die het ’computer says no‘ – principe benadert, is een kortzichtige niet realistische bezuiniging. Deze bezuiniging resulteert uiteindelijk in minder kwaliteit, meer kosten, overbelaste medewerkers en minder verbinding met de organisatie.
De meeste secretaresses hebben een ’hands-on mentaliteit’. Pakken allerlei taken op, die vaak formeel niet bij de functie horen, en vinden dit heel normaal. “Het moet toch geregeld worden?”. Maar het is juist vanuit deze mentaliteit dat zij zich te weinig profileren. Een bescheidenheid die helaas er voor gezorgd heeft dat de toegevoegde waarde van hun rol binnen de organisatie onderbelicht is gebleven.
Daarom vind ik eigenlijk dat, in de huidige tijdsgeest, één dag per jaar de toegevoegde waarde van de secretaresse onder de aandacht brengen veel te weinig is. Ik omarm de jaarlijkse Nationale Secretaressedag maar organisaties mogen zich dagelijks gelukkig prijzen met hun topsecretaresse(s)!
Wil je hier verder met mij over van gedachten wisselen of heb je naar aanleiding van deze blog vragen? Bel of e-mail me gerust: martine@slabbersdelange.nl of 070 – 338 81 80.
Hartelijke groet,
Martine