Hoe creëer je een fijne werkomgeving voor jezelf? Dat is de vraag die ik in mijn blogs probeer te beantwoorden. Als onmisbare secretaresse verdien je de waardering die bij je rol past. Waar ik het eerder al had over tijd opeisen voor jezelf, omgaan met verwachtingen en een proactieve werkhouding aannemen, wil ik het vandaag hebben over jouw grootsheid. Grootsheid ja, want als secretaresse ben je onmisbaar voor je organisatie.
De secretaresse: meer dan een stille kracht
Secretaresses, managementassistenten, personal assistants en ieder ander in het secretariële vak is vaak veel te bescheiden! We zijn gewend om als stille motor op de achtergrond te zorgen dat alles op rolletjes loopt, maar we benoemen dit zelden. Toch is juist die bescheidenheid wat ons soms in de weg staat om te laten zien hoe onmisbaar we werkelijk zijn.
Waarom is een secretaresse onmisbaar?
In de moderne organisatie is een secretaresse onmisbaar vanwege haar veelzijdige rol en cruciale bijdrage aan het dagelijks succes. Dit zijn vijf redenen waarom geen enkele organisatie zonder kan:
- Je bent de verbindende schakel tussen afdelingen en teams
- Je stroomlijnt complexe processen en workflows
- Je signaleert en voorkomt proactief problemen
- Je bewaart het overzicht in hectische situaties
- Je bent de betrouwbare rechterhand van het management
De uitdaging: onmisbaar maar onzichtbaar?
Regelmatig spreek ik secretaresses die zich te weinig gewaardeerd voelen. Bijna altijd komt naar voren dat zij heel veel werk oppakken en veel regelen, maar dat ze het gevoel hebben niet te worden gewaardeerd. Soms geven ze zelfs aan dat ze voor hun gevoel onzichtbaar zijn voor hun manager en de organisatie.
Het paradox van de onmisbare secretaresse
Managers weten niet altijd waar hun medewerkers precies mee bezig zijn. Als alles goed gaat, is er geen kritiek. Er zijn immers ook geen klachten. Dat jij als secretaresse je werk goed doet is vanzelfsprekend, toch? Maar als wat je doet onzichtbaar is (en begrijp me goed, ik zeg niet dat dit zo is, want ik weet uit ervaring wat voor fantastisch werk ondersteuners doen en juist hoe ze het verschil maken!) hoe kun je er dan voor gewaardeerd worden?
De kracht van een onmisbare secretaresse
Een werkelijk onmisbare secretaresse beschikt over specifieke kwaliteiten:
- Uitstekende communicatieve vaardigheden
- Sterk organisatorisch vermogen
- Proactieve werkhouding
- Discretie en betrouwbaarheid
- Flexibiliteit en aanpassingsvermogen
Van onzichtbaar naar onmisbaar als secretaresse: praktische stappen
Mijn advies is: betrek je manager bij je werk. Neem hem of haar mee in wat je doet. En benoem regelmatig je successen. Je werkt hard om zaken te realiseren, maak dit voor die ander inzichtelijk.
Zo maak je je toegevoegde waarde zichtbaar:
- Deel wekelijks een beknopte update over belangrijke projecten
- Maak een overzicht van processen die je hebt geoptimaliseerd
- Documenteer problemen die je hebt voorkomen
- Verzamel positieve feedback van stakeholders
- Houd een succeslogboek bij van je belangrijkste prestaties
De impact van een onmisbare secretaresse
Een onmisbare secretaresse maakt dagelijks het verschil door:
- Strategisch agendabeheer en planning
- Effectieve coördinatie van projecten
- Stroomlijnen van communicatie
- Ondersteuning bij belangrijke beslissingen
- Proactief inspelen op kansen en uitdagingen
Veelgestelde vragen over de onmisbare secretaresse
Hoe word je een onmisbare secretaresse?
Door proactief te zijn, je expertise te delen, continue te ontwikkelen en je toegevoegde waarde zichtbaar te maken. Het gaat niet alleen om wat je doet, maar ook om hoe je dit communiceert naar anderen.
Hoe maak je je meerwaarde zichtbaar zonder op te scheppen?
Focus op feiten en resultaten. Deel regelmatig updates over afgeronde projecten, opgeloste uitdagingen en positieve feedback die je ontvangt. Het gaat niet om opscheppen, maar om het delen van waardevolle informatie.
De toekomst van de onmisbare secretaresse
Nee, ik bedoel geen schreeuwende opschepperij. Maar voor je manager en collega’s zichtbaar maken wat je doet, hoeveel tijd je dit kost en wat dit de ander oplevert. Hierdoor krijg je vanzelf de erkenning en waardering die je nu misschien mist. Er is niets verkeerds aan trots zijn op je successen. Jij bent geweldig! Zorg dat anderen dat ook zien.
Conclusie: Omarm jouw onmisbare rol als secretaresse
Als secretaresse ben je veel meer dan een ondersteunende kracht – je bent een essentiële schakel in de organisatie. Door je toegevoegde waarde zichtbaar te maken en trots te zijn op je bijdrage, versterk je niet alleen je eigen positie maar inspireer je ook anderen om hun waarde te laten zien.
Wil je hier verder met mij over van gedachten wisselen of heb je naar aanleiding van deze blog vragen? Bel of e-mail me gerust: martine@slabbersdelange.nl of 070 – 338 81 80.
Hartelijke groet,
Martine