Het blijft me verbazen hoe er nog altijd wordt gedacht over het secretaressevak. Een aantal jaar geleden zagen we een duidelijke trend: secretariaten werden gecentraliseerd, samengevoegd tot één groot team.
Het idee erachter was logisch: efficiënter werken, meer grip op de ondersteuning en zorgen voor continuïteit. Alles werd strak geregeld: één manier van werken, één set afspraken, vastgelegd alsof het in beton gegoten moest zijn.
Maar de praktijk? Die vertelt een ander verhaal.
- One size fits all bij het secretariaat werkt zelden.
- Ondersteuning op maat verhoogt kwaliteit en snelheid.
- Centraliseren zonder ruimte kost tijd, geld en motivatie.
Gevolgen van ‘one size fits all’ voor het secretariaat
In veel organisaties kregen de mensen die ondersteuning nodig hebben er vooral extra randwerkzaamheden bij. Tijd die zij liever aan kerntaken besteden, ging nu op aan organiseren, afstemmen en uitzoekwerk.
En de secretaresses en ondersteuners zelf? Die konden lang niet altijd hun kwaliteiten en ervaring inzetten, omdat het “nu eenmaal zo afgesproken was”. Dat leidde tot frustratie aan beide kanten. En wie kreeg uiteindelijk de schuld? Precies: het secretariaat. Want dat zou “niet efficiënt functioneren”.
Beperken vs. benutten: zo richt je ondersteuning op maat in
Hoe kun je efficiënt zijn als je wordt beperkt in wat je mág doen, in plaats van te kijken naar wat je allemaal zóu kunnen doen? Goede secretariële ondersteuning laat zich niet vangen in een confectiepak. Iedere leidinggevende, ieder team en elke situatie vraagt om iets anders. Secretariaat centraliseren kan werken mits je structureel ruimte houdt voor maatwerk en professionele afwegingen.
Juist nu, met razendsnelle besluitvorming, overvolle agenda’s en druk om alles ‘nu’ te regelen, is ondersteuning op maat geen luxe maar noodzaak.
Wat goede secretariële ondersteuning echt betekent
Een goede ondersteuner brengt rust in de chaos, stelt prioriteiten, structureert en anticipeert. Dat kun je niet dichttimmeren met rigide regels of te nauwe taakomschrijvingen. Dat vraagt om:
Ruimte
Zodat de ondersteuner kan inspelen op wat er op dat moment nodig is.
Vertrouwen
In het vakmanschap en de ervaring van je ondersteuners.
Lef
Om los te laten en te kijken naar de vraag achter de vraag.
Draai het om: organiseer het secretariaat vanuit de vraag
Begin niet bij een vast format of functieomschrijving, maar stel eerst de vraag: “Wat is er nodig om hier effectief en efficiënt te kunnen werken?”
Kijk vervolgens hoe je dat organiseert. Hoe je ondersteuning inzet die past bij de functie, de persoon en de context. Ja, mét oog voor continuïteit. Ja, binnen de grenzen van tijd en budget. Maar zonder het vak te versimpelen tot een vinklijstje.
Bezuinigen op FTE’s? De verborgen kosten van secretariële taken
Bezuinigen op FTE’s klinkt aantrekkelijk op papier, maar de werkelijkheid is vaak duurder. Als een directeur of manager zelf de agenda moet beheren, vergaderingen moet plannen en acties moet opvolgen, kost dat uiteindelijk véél meer.
Het verschil in uurtarieven laat zich eenvoudig berekenen. Een manager die één uur kwijt is aan taken die een ondersteuner in een kwartier kan doen, is simpelweg niet efficiënt bezig. Secretariaat professionaliseren levert hier direct winst op.
Tijd voor een gesprek: ondersteuning op maat voor jouw secretariaat
Hoe is ondersteuning in jouw organisatie georganiseerd? Past het nog bij de manier waarop jullie werken? Of is het tijd om opnieuw te kijken naar wat er écht nodig is?
Ga het gesprek aan. Met je ondersteuners. Met collega’s. Met je leidinggevende. Wie investeert in slimme, passende ondersteuning, krijgt daar rust, resultaat én tevreden mensen voor terug. En dát is pas echt efficiënt.
Wil je weten hoe je ondersteuning op maat kunt inrichten, ook binnen organisaties in Den Haag en omgeving? We denken graag mee over oplossingen die werken voor jouw situatie. Neem contact op.