Soms merk ik dat ik ouder word. En dat ik nog een beetje “van de oude stempel” ben.
In de tijd dat ik zelf nog als secretaresse werkte, was mijn doel simpel: mijn directeur ontzorgen. Alles wat ervoor zorgde dat zij haar werk beter kon doen, hoorde daarbij. Dat betekende soms ook: een boterham smeren als ik zag dat er nog geen tijd was geweest voor lunch. En ja, ook een kopje koffie inschenken, voor haar én voor haar bezoek.
Tegenwoordig ontmoet ik regelmatig ondersteuners die daar heel anders over denken. Sommigen weigeren ronduit om koffie te halen voor hun directeur of leidinggevende. “Dat is toch een ondergeschikte taak?”, hoor ik dan.
Maar eerlijk? Ik denk daar anders over. Want een kopje koffie halen kan, bewust of onbewust, veel meer waarde hebben dan je denkt. Sterker nog: het is soms een strategisch hulpmiddel in je werk als ondersteuner.
- Observaties doen tijdens informele momenten
- Professionele afstand en rust creëren
- Contactmoment voor check-in en verbinding
1. Koffie als kans voor stille observatie bij sollicitanten
Wanneer er sollicitanten langskwamen, vond mijn directeur mijn eerste indruk belangrijk. Door de koffie te verzorgen, kon ik meteen kennismaken, observeren en aanvoelen hoe iemand omging met collega’s op verschillende niveaus. Dat leverde vaak verrassend waardevolle inzichten op, soms zelfs doorslaggevend bij het maken van een keuze.
Zo herinner ik me een kandidaat die tijdens het gesprek heel professioneel overkwam, maar in de informele setting bij de koffie wat neerbuigend deed tegen de receptioniste. Dat zegt vaak meer dan een heel cv.
2. Koffie als hulpmiddel voor professionele afstand
Bij pittige zakelijke gesprekken zorgde het serveren van koffie ervoor dat mijn directeur niet zelf naar de automaat hoefde. Dat voorkwam dat er onderweg informeel werd gekletst of dat de spanning uit het gesprek wegviel. Zo konden we direct de juiste, zakelijke toon zetten zodra het gesprek begon.
In sommige gevallen gaf dat ook rust voor mijn directeur: even de laatste papieren doornemen terwijl ik het gesprek praktisch ‘opstartte’. Kleine moeite, groot effect.
3. Een moment van check-in en verbinding
Zag ik dat mijn directeur overliep van afspraken en taken, dan bracht ik soms een kop koffie als excuus om even te vragen: “Hoe gaat het? Kan ik nog iets doen? Pak je even een pauze?”
Dat kleine gebaar zorgde vaak voor nét dat moment van ademhalen – waardoor zij weer met volle focus verder kon.
Dit werkt overigens twee kanten op. Het ging niet alleen om zorgen vóór, maar ook om zorgen vóór elkaar. Mijn directeur haalde ook weleens koffie voor míj. Gewoon, om te checken of alles goed liep en of ik iets nodig had.
Meer dan ‘ondergeschikt werk’
Daarom vraag ik me regelmatig af: is dat kopje koffie halen nou écht zo erg?
Misschien is het minder een kwestie van ‘ondergeschikt werk’ en meer een kans om, op een subtiele manier, van grote waarde te zijn.
Het gaat uiteindelijk niet om de koffie zelf, maar om wat je ermee bereikt: verbinding, observatie, rust creëren of net dat beetje extra service bieden waardoor iemand zijn of haar werk beter kan doen.
Dus de volgende keer dat je de kans hebt om koffie te halen, vraag je dan eens af: Wat kan ik op dit moment zien, horen of bereiken dat mijn werk en mijn waarde versterkt?
Wat vind jij van de waarde van een secretaresse?
Herken je dit uit je eigen werk of kijk je er juist heel anders tegenaan? Ik ben benieuwd naar jouw ervaring. Laat het vooral weten in een reactie of stuur me een bericht.