In veel organisaties wordt het secretariaat aansturen er “even bij” gedaan. Op papier lijkt dat efficiënt. In de praktijk kost het zichtbaarheid, context en kwaliteit.
Het is een constructie die ik vaak tegenkom: een team van ondersteuners dat formeel valt onder een leidinggevende die zelf geen directe ondersteuning ontvangt van het secretariaatsteam.
Op papier kan dat prima werken. Er is een afdelingsmanager of coördinator die de formele leiding heeft, terwijl de ondersteuners dagelijks hun eigen directeur, manager of MT-lid bedienen. Maar in de praktijk gaat het vaker mis dan goed. En dat begint meestal bij die ene, zo onschuldig klinkende zin:
“Oh ja… wie gaat het secretariaat aansturen? Nou, die of die heeft nog wel ruimte!”
Alleen blijkt die ‘ruimte’ er in werkelijkheid niet te zijn. Het secretariaat komt er dan letterlijk en figuurlijk “even bij” en dat voelt iedereen.
‘Even erbij’ klinkt efficiënt, maar kost het secretariaat zichtbaarheid, context en kwaliteit.
- Geen eigenaarschap ⇒ versnippering
- Geen context ⇒ minder anticipatie
- Onzichtbaar team ⇒ gemiste waarde
De stille kracht die te vaak over het hoofd wordt gezien
Secretaresses zijn vaak de stille kracht van een organisatie. Ze werken zelfstandig, hebben hun eigen werkritme en staan dicht bij de mensen die ze ondersteunen. Ze kennen de agenda’s, de gevoeligheden en de informele routes.
Maar omdat ze formeel onder een andere leidinggevende vallen dan degene voor wie ze dagelijks werken, glippen ze soms net buiten beeld. Dat zie je aan kleine, maar veelzeggende dingen:
- Ze worden vergeten bij teamvergaderingen.
- Ze krijgen geen uitnodiging voor belangrijke bijeenkomsten.
- Ze worden niet meegenomen naar dat ene strategische overleg.
- Ze missen het afdelingsuitje “want daar werken ze toch niet direct mee?”
Het lijken details, maar juist daar wordt informele kennis gedeeld, wordt de band versterkt en voel je waar de organisatie naartoe beweegt. Dáár moet je als ondersteuner bij zijn.
Waarom dit een probleem is
Wanneer ondersteuners structureel buiten deze momenten vallen, ontstaat er afstand. Ze missen context, waardoor ze minder goed kunnen anticiperen of meebewegen. Bovendien voelen ze zich minder onderdeel van het grotere geheel en dat raakt motivatie en betrokkenheid.
Daar komt bij: secretaresses hebben vaak een schat aan informatie die waardevol is voor teams en managers. Als die kennis op eilandjes blijft, gaat er potentieel verloren.
Verbind, betrek en benut
Als leidinggevende van het secretariaat gaat het om meer dan roosters en afspraken. Ja, planning en taakverdeling zijn nodig. Maar net zo belangrijk is dat je teamleden verbonden zijn met de mensen en afdelingen die zij ondersteunen.
- Van jou als leidinggevende – Faciliteer en maak verbindingen. Regel structureel contact tussen ondersteuners en de rest van de organisatie. Borg vaste momenten (MT-updates, teamdagen, besluit- en actielijsten).
- Van directeuren en managers – Neem je secretariaat actief mee in wat er speelt. Hoe beter de context, hoe meer waarde iemand kan toevoegen.
De kracht van een modern secretariaat
- Goed georganiseerd: heldere rollen, prioriteiten en werkafspraken.
- Vakbekwaam: mensen die hun vak verstaan en blijven ontwikkelen.
- Verbonden en proactief: structureel aangehaakt op teams en besluitvorming, met zicht op wat echt belangrijk is.
Als je dat goed regelt, haal je niet alleen het beste uit je ondersteuners, maar versterk je de hele organisatie.
Is dit herkenbaar?
Wordt het secretariaat bij jullie ‘even erbij’ gedaan? Mis je verbinding met de rest van de organisatie of duidelijk eigenaarschap over het leidinggeven aan het secretariaat?
Wij denken graag mee over positionering, structuur en werkafspraken, praktisch en passend bij jullie context (ook voor organisaties in Den Haag en omgeving). Neem contact met ons op, dan kijken we samen wat er nodig is om het secretariaat weer écht op de kaart te zetten.