Eerder schreef ik al hoe je door jouw tijd op te eisen een prettigere werkomgeving voor jezelf kan creëren. In deze blog besteed ik aandacht aan proactief werken als secretaresse. Een onderwerp dat nauw aansluit bij het opeisen van je tijd en aangeven wat je nodig hebt.
Hoe kan ik proactief werken als secretaresse?
Veel managers geven aan samen te willen werken met een proactieve secretaresse. Maar wanneer ik doorvraag wat ze hiermee bedoelen dan blijkt uit hun antwoorden dat ze hun secretaresse of managementassistent vaak taak- en vraaggericht aansturen. Hierdoor ontstaat er weinig (tot geen) ruimte voor de secretaresse om proactief zaken op te pakken. De taakgerichte aansturing heeft vaak te maken met het gevoel van controle bij een manager die loslaten lastig vindt. Toch zijn er altijd aantal dingen die je kan doen om proactief te handelen. Ik noem er drie:
- Wees betrokken. Zorg dat je op je eerste werkdag weet waar de organisatie voor staat en wat de plannen van de manager zijn. Besteed aandacht aan collega’s en probeer ze te leren kennen bijvoorbeeld door zelf een paar kennismakingsgesprekken in te plannen.
- Neem initiatief. Een belangrijk onderdeel van een proactieve houding is het nemen van initiatief. Je ziet waarschijnlijk waar je kunt helpen. Wacht niet totdat je manager iets aan je vraagt maar pak het zelf alvast op. Laat zien dat je er bent en dat ze blij mogen zijn dat ze jou hebben aangenomen.
- Pak de regie over je werk. Dit betekent dat je keuzes maakt en daar verantwoordelijkheid voor neemt. Hierbij kunnen je denken aan het plannen van dagelijkse pauzes om een rondje te lopen. Maar ook aan het plannen, verschuiven of annuleren van afspraken in de agenda van je manager.
Dit is soms makkelijk gezegd dan gedaan in de praktijk. Dus stel, je komt in een taakgerichte werkomgeving terecht waarbij jouw manager jou voornamelijk vertelt wat je moet doen en met bovenstaande tips kom je er niet uit, dan is mijn advies: Ga in gesprek met je manager en geef aan wat jij nodig hebt om proactief te kunnen werken. En bespreek hoe je hem/haar (door kleine stapjes te nemen) op proactieve wijze kan ontzorgen. Zo ervaren managers stapsgewijs dat wanneer ze zaken loslaten dit hen meer tijd, rust en ruimte oplevert. Op deze manier zorg je ervoor dat je manager steeds meer werkzaamheden los gaat laten en wordt jouw functie uitdagender!
Wil je hier verder met mij over van gedachten wisselen of heb je naar aanleiding van deze blog vragen? Bel of e-mail me gerust: martine@slabbersdelange.nl of 070 – 338 81 80.
Wat misschien ook nog interessant is om te lezen is mijn blog ‘Hoe ga je om met verwachtingen op je werk’. Hierin leg ik uit hoe je het gesprek met je manager aan kan gaan over de verwachting die jullie hebben over invulling van de functie.
Hartelijke groet,
Martine